دليل الكاشير
عجز وزيادة درج الكاشير: لماذا لا يطابق الدرج حساب البرنامج؟
يكون في الدرج عجز حين يكون النقد المعدود في نهاية الوردية أقل مما يتوقعه البرنامج، وزيادة حين يكون أكثر. وأغلب الفروق سببها باقٍ خطأ للزبون، أو دفعة سُجّلت بطريقة دفع غير صحيحة، أو نقود خرجت من الدرج دون تسجيل. اعدد الدرج عدًّا أعمى، وسجّل كل حركة، وراجع الفروق حسب كل كاشير.
ما معنى العجز والزيادة في الدرج؟
في نهاية الوردية يعدّ الكاشير الدرج. ويحسب البرنامج كم يجب أن يكون فيه من نقد، والفرق بين الاثنين هو فرق الوردية: النقد المعدود ناقص النقد المتوقع. الفرق الموجب زيادة، والسالب عجز، والصفر مطابق.
والنقد المتوقع لا يكون صحيحًا إلا بقدر صحة التسجيل وراءه. فكل ورقة نقدية دخلت الدرج أو خرجت منه لسبب غير البيع يجب أن تُسجَّل، وإلا سيظهر الدرج غير مطابق حتى لو لم يأخذ أحد شيئًا.
| السطر في تقرير Z | أثره على النقد المتوقع |
|---|---|
| رصيد البداية | يُضاف |
| المبيعات النقدية | تُضاف |
| المرتجعات النقدية | تُخصم |
| الإيداع النقدي | يُضاف |
| السحب النقدي | يُخصم |
| المدفوع للموردين من الدرج | يُخصم |
| المصروفات المدفوعة من الدرج | تُخصم |
| العرابين المردودة نقدًا | تُخصم |
| تحصيل حسابات العملاء نقدًا | يُضاف |
| النقد الذي سلّمه السائقون | يُضاف |
| مدفوعات الكارت | لا تُحسب: مدفوعات الكارت لا تدخل الدرج أصلًا |
لماذا يظهر عجز في الدرج؟
- أُعطي الزبون باقيًا أكثر من حقه، غالبًا وقت الزحمة أو مع ورقة كبيرة.
- دفعة بالكارت سُجّلت نقدًا، فالبرنامج يتوقع نقودًا ليست في الدرج.
- خرجت نقود من الدرج دون تسجيل: لمورد، أو لدليفري، أو لعامل نظافة، أو سلفة لموظف.
- رُدّ لزبون ثمن مرتجع نقدًا ولم يُسجَّل المرتجع.
- رصيد البداية عُدّ خطأً عند فتح الوردية.
- فاتورة مقسومة بين النقدي والكارت أُدخلت بمبالغ غير صحيحة.
- أُخذت ورقة مزيفة ثم استُبعدت بعد ذلك.
- السرقة. وهي سبب محتمل، لكنها ليست أول ما تفترضه.
لماذا تظهر زيادة في الدرج؟
الزيادة في الدرج ليست خبرًا جيدًا. معناها أن التسجيل فاته شيء، وأحيانًا أن زبونًا أخذ باقيًا أقل من حقه.
- زبون دفع لكن البيع لم يُسجَّل، فدخلت نقود الدرج دون فاتورة. وتكرار الزيادة ثم العجز نمط يستحق المراجعة.
- دفعة نقدية سُجّلت على أنها بالكارت.
- أُعطي زبون باقيًا أقل من حقه.
- فكة جاءت من الخزنة ووُضعت في الدرج دون تسجيلها إيداعًا نقديًا.
- رصيد البداية عُدّ أقل من حقيقته.
كيف تعدّ الدرج بطريقة صحيحة؟
- اعدد الدرج في الوقت نفسه من كل وردية، بعيدًا عن الزبائن، والأفضل أن تُخرج الدرج من مكانه.
- اعدد ورقةً ورقة وعملةً عملة على ورقة أو كشف عدّ، ثم اجمع إجماليًا واحدًا.
- اعدد قبل أن ترى الرقم المتوقع. العدّ الذي يُكتب ليطابق المتوقع ليس عدًّا.
- في الدرج الكبير اجعل شخصًا آخر يعدّه مرة ثانية.
- أدخل الإجمالي فورًا، واحتفظ بكشف العدّ مع تقرير Z.
كيف يتعامل PointLit مع العجز والزيادة؟
تقفيل الوردية في PointLit عدّ أعمى. يكتب الكاشير النقد المعدود أولًا، وبعدها فقط تعرض الشاشة المتوقع في الدرج والفرق، مكتوبًا عليه زيادة أو عجز أو مطابق. والكاشير الذي لا يسمح له دوره برؤية تقارير الموظفين لا يرى النقد المتوقع إطلاقًا والوردية مفتوحة، ويظهر له في تقرير Z بعد التقفيل. والوردية المقفولة لا تُفتح مرة أخرى ولا يُعاد عدّها، فيبقى الفرق كما اعتُمد.
والتسجيل الذي يجعل النقد المتوقع صحيحًا موجود في الكاشير نفسه. الإيداع النقدي والسحب النقدي يحتاجان إلى سبب، والحركة لا تُعدَّل ولا تُحذف: يُصحَّح الخطأ بحركة معاكسة. ومدفوعات الموردين والمصروفات المدفوعة من الدرج تُسجَّل على الوردية، فتُنقص النقد المتوقع بدل أن تظهر عجزًا. والبيع الذي سُجّل والإنترنت مقطوع يُحسب على الوردية التي سُجّل فيها، حتى لو وصل بعد التقفيل.
- شاشة الورديات في الإدارة تعرض كل ورديات الفرع برصيد البداية والمعدود والفرق.
- تقرير فروقات النقدية يعرض لكل وردية المتوقَّع والمعدود والفرق، وفيه جزء حسب من أغلق الوردية، بعدد الورديات وإجمالي الفرق وأكبر عجز. وهو في الكاونتر والسلسلة والمؤسسات.
- في إعدادات النشاط مفتاح اسمه «فرق الوردية يتطلب صلاحية تقارير المبيعات». عند تشغيله لا يرى فرق الوردية المقفولة إلا من يستطيع عرض تقارير المبيعات، ويرى الباقون «لا توجد صلاحية». وهو مطفأ ما لم تشغّله.
- ومفتاح آخر اسمه «اشتراط وردية مفتوحة للبيع» يمنع تسجيل أي بيع قبل فتح وردية، فيكون كل بيع تابعًا لدرج معدود.
ماذا تفعل مع عجز يتكرر؟
- انظر إلى الفروق حسب من قفّل الوردية على مدى عدة أسابيع، لا وردية بوردية.
- راجع الورديات التي فيها عجز من ناحية المرتجعات والإلغاءات والخصومات. وتقريرا «المرتجعات والإلغاءات» و«الخصومات» في PointLit يعرضانها حسب الموظف.
- تأكد أن كل دفعة نقدية من الدرج مسجّلة سحبًا نقديًا أو دفعة لمورد أو مصروفًا.
- كلّم الكاشير والأرقام أمامكما. الفرق سجل للنقاش، وليس دليلًا على من أخذ ماذا.
- ضيّق صلاحيات المرتجع والإلغاء والخصم، واقرأ دليلنا عن منع سرقة الكاشير.
أسئلة وأجوبة
- هل الفرق الصغير في الدرج طبيعي؟
- الفروق الصغيرة تحدث في أغلب المحلات التي تتعامل بالنقد، وغالبًا سببها الفكة والباقي. حدّد المبلغ الذي تقبله واكتبه، وراجع أي فرق أكبر منه وأي نمط يتكرر. ويسجّل PointLit الفرق بالضبط لكل وردية، ولا يتجاهل الفروق الصغيرة.
- هل يرى الكاشير النقد المتوقع قبل العدّ؟
- ليس في PointLit. النقد المتوقع لا يظهر إلا بعد إدخال النقد المعدود، والكاشير الذي لا يسمح له دوره برؤية تقارير الموظفين لا يراه إطلاقًا والوردية مفتوحة. وهذا ما يجعل العدّ صادقًا.
- هل يمكن إعادة عدّ وردية مقفولة؟
- لا. بعد تقفيل الوردية يُثبَّت عليها العدّ والنقد المتوقع والفرق، ولا يمكن فتحها مرة أخرى. وإذا اكتُشف خطأ لاحقًا يُصحَّح بحركة جديدة في الوردية المفتوحة الآن، فيبقى السجل كاملًا.
- هل مدفوعات الكارت تؤثر على عدّ الدرج؟
- لا. مدفوعات الكارت تذهب إلى حسابك في البنك لا إلى الدرج، لذلك لا يحسبها PointLit في النقد المتوقع. والدفعة بالكارت التي سُجّلت نقدًا بالخطأ، أو العكس، سبب شائع لفرق الوردية.
- من يرى فرق الوردية في PointLit؟
- في الوضع العادي يراه كل من يستطيع فتح الورديات وتقفيلها. وإذا شغّلت مفتاح «فرق الوردية يتطلب صلاحية تقارير المبيعات» في إعدادات النشاط، لا يرى فرق الوردية المقفولة إلا من يستطيع عرض تقارير المبيعات، ويرى الباقون «لا توجد صلاحية».
اعدد كل درج بالطريقة نفسها
التسجيل مغلق حاليًا. اترك بياناتك وسنخبرك فور فتحه.
اطلب الوصول المبكر