كارت الصنف: ما هو، وكيف تقرأ حركة الصنف؟

ما هو كارت الصنف؟

كارت الصنف، أو حركة الصنف كما يسميه كثيرون، سجل مستمر لصنف واحد. وكل سطر فيه يسجّل حركة واحدة: التاريخ، والبيان، ورقم المستند، والكمية الواردة أو المنصرفة، والرصيد الباقي بعدها. والرصيد نتيجة هذه السطور، وكل سطر يشير إلى مستند تستطيع أن تخرجه وتراجعه، فإذا قرأت الكارت من أوله إلى آخره عرفت قصة الصنف كاملة منذ وصل إلى المحل أول مرة.

وفي محل الملابس أو الأحذية، الصنف الواحد يعني مقاسًا واحدًا بلون واحد. فموديل القميص الذي له ثلاثة ألوان وأربعة مقاسات له اثنا عشر كارت صنف، لأن بيع مقاس M على أنه L ينقل الرصيد من كارت منها إلى كارت آخر.

ماذا يعني كل سطر في كارت الصنف؟

كل حركة تنتمي إلى نوع من أنواع قليلة، ومعرفة هذه الأنواع هي أغلب مهارة قراءة الكارت.

• استلام بضاعة: وارد من المورد، يطابق إذن التوريد أو الفاتورة.
• مرتجع لمورد: منصرف، أُعيد إلى المورد لأنه معيب أو مخالف لما طُلب.
• بيع: منصرف من الكاشير، بسطر لكل فاتورة.
• مرتجع عميل: وارد، لكن فقط إذا عادت القطعة إلى البيع. فالمرتجع التالف لا يجب أن يزيد الرصيد.
• تحويل صادر وتحويل وارد: بضاعة تخرج من فرع وتصل إلى فرع آخر، بسطر في كارت كل فرع.
• تسوية جرد: الفرق الذي كشفه الجرد، بالزيادة أو بالعجز.
• تسوية: كسر أو تلف أو عينة أُعطيت أو بضاعة وُجدت، ودائمًا مع سبب مكتوب.

لماذا لا يجوز تعديل كارت الصنف أبدًا؟

قيمة كارت الصنف كلها في أنه كامل. فإذا استطاع أحد أن يعود ويغيّر سطرًا قديمًا، لم يعد الكارت يثبت شيئًا: قد يكون الرصيد صحيحًا، لكن لا أحد يستطيع أن يقول كيف وصل إليه.

لذلك القاعدة هي نفسها التي عمل بها المحاسبون دائمًا: يُصحَّح الخطأ بسطر جديد يعكسه، لا بتغيير السطر القديم. فإذا سُجّل توريد 12 قطعة على أنه 20، فلا تغيّر 20 إلى 12، بل أضف تسوية بالخصم قدرها ثماني قطع، سببها «خطأ في تسجيل الاستلام». عندها يعرض الكارت السطرين معًا، ويصبح الرصيد صحيحًا، ويفهم كل من يقرؤه بعد ذلك ما حدث بالضبط ومن صحّحه.

كيف تقرأ كارت الصنف لتعرف أين ذهبت البضاعة؟

أغلب الناس يفتحون كارت الصنف لسبب واحد: جرد وجد قطعًا أقل مما تتوقعه السجلات. فامشِ في الكارت بهذا الترتيب.

1. اختر الصنف والفرع بالضبط: المقاس، واللون، والفرع الذي ظهر فيه الفرق.
2. ابدأ من رصيد تثق فيه، وهو عادةً آخر جرد، واقرأ كل سطر من ذلك اليوم حتى اليوم.
3. طابق كل توريد مع أوراق المورد. فالكمية في الكارت يجب أن تكون ما عُدّ عند الاستلام، لا ما طُلب.
4. راجع التحويلات. كل تحويل صادر من فرع يجب أن يقابله تحويل وارد في الفرع الآخر، والبضاعة التي ما زالت في الطريق ليست مفقودة.
5. انظر إلى المقاسات والألوان المجاورة. فإذا كان مقاس M ناقصًا قطعتين ومقاس L زائدًا قطعتين، فالأرجح أنه مسح خاطئ لا سرقة.
6. راجع مرتجعات العملاء. القطعة التي عادت إلى الاستاند دون تسجيل تظهر زيادةً، والمرتجع التالف الذي سُجّل كأنه عاد إلى المخزون يظهر عجزًا.
7. ابحث عن تسويات أسبابها ضعيفة، وعن عجز يبدأ في الأيام نفسها أو الورديات نفسها.
8. وإذا لم يفسّر شيء الفرق، فسجّله تسوية جرد مع سببها، وأعد جرد ذلك الصنف قريبًا.

ما العلامات في كارت الصنف التي تدل على مشكلة؟

• عجز يظهر بعد ورديات أو أيام أو موظفين بعينهم فقط.
• تسويات بالخصم تتكرر من الشخص نفسه، أو بأسباب غامضة مثل «أخرى».
• توريدات من مورد واحد تنقص قطعة أو اثنتين في كل جرد، وهذا يشير إلى طريقة الاستلام.
• تحويلات تخرج من فرع كاملة وتصل إلى الفرع الآخر ناقصة.
• رصيد كان سينزل تحت الصفر: أي أن قطعة بيعت قبل أن يُسجَّل وارد منها، وغالبًا لأن توريدًا سُجّل على مقاس خاطئ.
• أصناف غالية بلا أي حركة منذ شهور. هذا ليس فاقدًا، لكنه أموال مجمّدة على الرف.

كيف يعمل كارت الصنف مع الجرد؟

الجرد يخبرك بما على الرف في لحظة واحدة، وكارت الصنف يخبرك كيف وصل الرف إلى هذه الحالة. ولا يكفي أحدهما وحده: فالجرد بلا كارت يكشف فرقًا لا تستطيع تفسيره، والكارت بلا جرد قد ينحرف عامًا كاملًا قبل أن يلاحظ أحد.

أما معًا فيصنعان دائرة مكتملة: اجرد، وقارن، وافتح كارت كل صنف فيه فرق كبير، واعرف السبب، وأصلح العادة التي سببته، ثم رحّل التصحيح مع سببه. ويشرح دليلنا عن طريقة جرد المحل نصف الدائرة الخاص بالعدّ، ومنه الجرد الأعمى، ويبيّن دليلنا عن إدارة المخزون للمحلات أين يقع الاثنان في أسبوع العمل العادي.

كيف يحفظ PointLit كارت الصنف؟

في PointLit كل حركة مخزون سطر واحد في سجل حركة المخزون، وقاعدة البيانات نفسها ترفض تعديل السطر أو حذفه بعد كتابته. فالبيع، وإيصال الاستلام، والمرتجع للمورد، والتحويل، والجرد، كل منها يكتب سطوره الخاصة، فيكون الرصيد المتاح دائمًا نتيجة السطور، لا رقمًا كتبه أحد.

والتصحيح سطر جديد. فشاشة تسويات المخزون تطلب السبب قبل أن يُسجَّل أي شيء، والجرد يرحّل فروقه كسطور تسوية جرد واردة أو تسوية جرد صادرة. وإيصال الاستلام المسجَّل خطأً يُصحَّح بمستند معاكس، لا بتعديله. والاسترداد لا يعيد البضاعة إلى المخزون إلا إذا كان مفتاح إعادة الكمية إلى المخزون مفعّلًا، أما في البضاعة التالفة فيُطفأ هذا المفتاح، فلا تُكتب أي حركة مخزون. والنتيجة كارت صنف يعرض ما حدث فعلًا، لا ما تمنّى أحد لاحقًا أنه حدث.

كيف تفتح كارت الصنف في PointLit؟

1. افتح التقارير، ومن قسم المخزون اختر حركات المخزون.
2. في عوامل التصفية اختر الصنف من المنتجات لترى كل مقاسات الموديل وألوانه، أو من الأصناف لترى مقاسًا واحدًا بلون واحد، ثم اختر الفرع من الفروع.
3. اضبط الفترة من تاريخ آخر جرد إلى اليوم. يعرض التقرير حتى 366 يومًا في المرة الواحدة.
4. اقرأ كل سطر: التاريخ، والحدث، والاتجاه، والكمية، والفرع، والفرع الآخر في التحويل، والمستند، وبواسطة. والأدوار المسموح لها برؤية التكاليف ترى أيضًا تكلفة الوحدة والقيمة بالتكلفة.
5. استخدم الإجماليات حسب الحدث لترى كم دخل وارد وكم خرج صادر من كل نوع، وافتح المستند من أي سطر لترى إيصال الاستلام أو التحويل أو الجرد الذي جاء منه.
6. من تصدير احفظ التقرير ملف CSV أو ملف Excel، أو اختر طباعة أو حفظ بصيغة PDF. وتبقى عوامل التصفية في عنوان الصفحة، فالرابط المنسوخ يفتح الكارت نفسه عند المدير.