دليل إدارة المخزون
طريقة جرد المحل خطوة بخطوة
لكي تجرد المحل، اختر وقتًا هادئًا وسجّل أولًا كل التوريدات والتحويلات. عُدّ منطقة واحدة في كل مرة دون أن تنظر إلى رصيد النظام، ثم قارن. أعد عدّ الفروق الكبيرة قبل أن تعتمدها، وسجّل كل تصحيح كتسوية لها سبب، ولا تكتب أبدًا رقمًا جديدًا فوق الرقم القديم.
ما هو الجرد، ولماذا يحتاجه المحل؟
الجرد هو أن تعدّ فعليًا ما على الرفوف وما في المخزن، ثم تقارنه بما تقوله سجلاتك. والفرق بين الاثنين يتكوّن لأسباب عادية جدًا: فاتورة توريد سُجّلت بكمية خاطئة، أو قميص مقاس M بيع على أنه L، أو قطعة مرتجعة عادت إلى الاستاند ولم تُسجَّل، أو قطعة تالفة رُميت، وأحيانًا سرقة.
وللجرد مهمتان. الأولى أنه يصحّح الأرقام، فلا تبيع بضاعة ليست عندك، ولا تطلب من المورد بضاعة موجودة في مخزنك أصلًا. والثانية أهم: أنه يكشف من أين يأتي الفرق. فالمحل الذي يجد الرف نفسه ناقصًا كل شهر قد عرف شيئًا يستطيع إصلاحه.
الجرد الكامل أم الجرد الدوري: أيهما تحتاج؟
الجرد الكامل يغطي كل ما في الفرع مرة واحدة. يعطيك نقطة بداية نظيفة، ويُعمل عادةً مرة أو مرتين في السنة، في آخر الموسم أو قبل إقفال حسابات السنة. وهو أبطأ أنواع الجرد: في محل ملابس فيه بضعة آلاف من القطع، خطّط لمشاركة الفريق كله، والمحل مغلق أو هادئ.
أما الجرد الدوري فيغطي جزءًا من البضاعة حسب جدول ثابت: قسم هذا الأسبوع، وقسم آخر في الأسبوع التالي، حتى تُعدّ البضاعة كلها خلال شهر أو ربع سنة. كل جرد قصير بما يكفي لإنهائه قبل الفتح، والأخطاء تُكتشف قبلها بأسابيع بدل مرة واحدة في السنة. وأغلب المحلات تستفيد من الاثنين معًا: جرد دوري طوال العام، وجرد كامل عند إغلاق الموسم.
ما الأصناف التي تجردها أكثر من غيرها؟
- الأصناف الغالية أو السهلة الإخفاء: العطور والأحذية والإكسسوارات القريبة من الكاشير.
- الأصناف سريعة البيع، فالخطأ الصغير فيها يتحول بسرعة إلى رف فارغ.
- المنتجات ذات المقاسات والألوان الكثيرة، حيث يكفي مسح خاطئ واحد لينتقل الرصيد من مقاس إلى آخر.
- كل صنف ظهر فيه عجز في الجرد السابق.
كيف تستعد للجرد؟
- اختر وقتًا هادئًا، قبل الفتح أو بعد الإغلاق، وأبلغ الفريق قبلها بيوم.
- سجّل كل توريد وكل مرتجع للمورد وكل تحويل وصل فعلًا أو خرج فعلًا، حتى تكون السجلات محدّثة.
- أنهِ المرتجعات والاستبدالات المعلّقة، وأعد القطع المرتجعة إلى أماكنها.
- رتّب المكان: اجمع كل منتج حسب المقاس واللون، وأعد القطع المتناثرة إلى رفها أو الاستاند الخاص بها.
- قسّم المحل إلى مناطق، مثل حائط أو استاند أو وحدة أرفف، وسلّم كل منطقة لشخص واحد أو لاثنين.
- قرّر مسبقًا كيف ستُسجَّل الأرقام: ورقة جرد مطبوعة، أو تابلت، أو قارئ باركود.
ما خطوات الجرد بالترتيب؟
- ابدأ من طرف المنطقة وتحرّك في اتجاه واحد، حتى لا تعدّ شيئًا مرتين.
- عُدّ كل مقاس وكل لون كسطر مستقل: خمسة قمصان ليست رقمًا واحدًا إذا كانت ثلاثة مقاس M واثنين مقاس L.
- اكتب ما تراه أمامك، لا ما تتوقع أن تراه.
- ضع علامة على كل رف أو استاند انتهيت منه، حتى يعرف الجميع أنه انتهى.
- حين تنتهي منطقة، اطلب من شخص آخر أن يراجع بضعة سطور عشوائيًا قبل الانتقال إلى غيرها.
ما هو الجرد الأعمى، ولماذا يعطي أرقامًا أدق؟
في الجرد الأعمى لا يرى من يعدّ الكمية التي يتوقعها النظام. يرى الصنف فقط، ويكتب ما هو موجود أمامه. قد يبدو هذا تفصيلًا صغيرًا، لكنه أكبر تحسين يمكن أن تُدخله أغلب المحلات على طريقة الجرد.
فحين يرى الناس الرقم المتوقع يميلون إلى الموافقة عليه. إحدى عشرة قطعة أمام اثنتي عشرة متوقعة تبدو خطأً في العدّ، فتُكتب اثنتي عشرة، وتختفي القطعة الناقصة من الصورة. والجرد الأعمى يزيل هذا الميل. وهو أعدل للموظفين أيضًا: لا يمكن أن يُشكّ في أحد بأنه عدّل العدّ ليخفي عجزًا إذا لم يرَ أحد الرقم المطلوب أصلًا.
ماذا تفعل بالفروق بعد الجرد؟
الفرق بين العدّ والسجلات يسمى عجزًا إذا كانت القطع ناقصة، وزيادة إذا كانت أكثر من المتوقع. وقبل أن تعتمد أي فرق، راجع الأسباب المعتادة: توريد وصل ولم يُسجَّل، أو تحويل ما زال في الطريق بين الفروع، أو بيع سُجّل على كاشير آخر، أو مسح لمقاس خاطئ. وأعد عدّ أي سطر فيه فرق كبير أو قيمة عالية؛ فالعدّ الثاني بيد شخص آخر يحسم أغلب الشكوك.
بعد ذلك سجّل التصحيح كتسوية لها سبب، بدل أن تكتب الرقم الجديد فوق القديم. فالتسوية تحفظ القصة كاملة: ماذا قال النظام، وماذا وجدت، ومن رحّل التصحيح ومتى. ومع تكرار الجرد تكشف هذه التسويات أي المنتجات أو الرفوف أو الفروع تفقد بضاعة باستمرار، وهذا النمط هو أول مكان تبحث فيه.
كيف يتعامل PointLit مع ذلك؟
في PointLit افتح جرد المخزون، واختر الفرع، وأشّر على جرد أعمى قبل أن تضغط بدء الجرد، فتبقى كمية النظام مخفية. ويمكن حصر الجرد في مجموعة واحدة، والسطور التي لا تُدخل لها رقمًا تبقى كما هي، فيصلح جرد استاند واحد كل أسبوع كجرد دوري. اطبع ورقة الجرد إن كان الفريق يفضّل الورق، وأدخل ما عُدّ، واضغط حفظ الأعداد أولًا بأول. ثم راجع أعمدة النظام والمعدود والفرق، واضغط ترحيل التسوية. يصبح كل فرق سطرًا في سجل حركة المخزون، ويعرض تقريرا فروقات الجرد وفاقد المخزون أين تختفي البضاعة مع الوقت.
أسئلة وأجوبة
- كل كم يجب أن يجرد المحل الصغير؟
- اجرد المحل كله مرة في السنة على الأقل، وفي آخر كل موسم إذا كنت تبيع ملابس أو أحذية. وبين كل جرد كامل والذي يليه، اجرد جزءًا صغيرًا كل أسبوع حتى يُعدّ كل منتج مرة كل ثلاثة أشهر على الأقل، واجرد الأصناف الغالية أو سريعة البيع أكثر من ذلك.
- هل يبقى المحل مفتوحًا أثناء الجرد؟
- في الجرد الكامل أغلق المحل أو اجرد خارج مواعيد العمل إن استطعت، لأن البيع أثناء الجرد يحرّك الأرقام التي تسجّلها. أما الجرد الدوري لقسم واحد فيمكن أن يتم والمحل مفتوح، بشرط ألا يُباع شيء من ذلك القسم حتى ينتهي عدّه. وإذا حدث بيع في منتصف الجرد فدوّنه، حتى لا يُحسب الفرق عجزًا.
- ما نسبة العجز المقبولة في الجرد؟
- لا يوجد رقم واحد يصلح لكل المحلات، لأن الأمر يعتمد على ما تبيعه وطريقة بيعه. تابع نسبة العجز من قيمة المخزون في كل جرد، وراقب اتجاهها. الرقم الصغير الثابت طبيعي. أما الرقم الذي يزيد من جرد لآخر، أو الذي يتركّز في منتجات قليلة أو في فرع واحد، فهو إشارة لمراجعة الاستلام والتحويلات والكاشير عن قرب.
- ما الفرق بين الجرد وكارت الصنف؟
- الجرد يفحص الرف في لحظة واحدة. أما كارت الصنف فهو تاريخ الصنف المستمر: كل توريد وبيع ومرتجع وتحويل وتسوية، والرصيد بعد كل حركة. والاثنان يكمّل أحدهما الآخر: حين يكشف الجرد فرقًا، يعرض كارت الصنف كل الحركات منذ الجرد السابق، وهناك يكون التفسير في أغلب الأحوال.
اجرد محلك دون تخمين
التسجيل مغلق حاليًا. اترك بياناتك وسنخبرك فور فتحه.
اطلب الوصول المبكر