طريقة جرد المخزون في PointLit

ما هو الجرد الأعمى، ولماذا تستخدمه

الجرد الأعمى يخفي كمية النظام أثناء إدخال الأرقام. يُعرض عليك الصنف ويُسأل عمّا على الرف، ولا شيء غير ذلك. وهذا مهم لأن رؤية الرقم المتوقع أولًا تغيّر ما يكتبه الناس: فالرقم القريب من الصحيح يبدو قريبًا بما يكفي لتأكيده، والعدّ الذي دُفع ليوافق النظام ليس عدًّا أصلًا. فإن كنت تريد فقط أن تجد الفروق التي تشكّ فيها أصلًا، فاجرد مكشوفًا. وإن كنت تريد أن تعرف ما على الرفوف فعلًا، فاجرد أعمى.

تنفيذ الجرد

الجرد يقفل الموقع طوال مدته، فنفّذه حين يكون المتجر هادئًا لا على امتداد بعد ظهيرة مزدحمة.

1. افتح جرد المخزون واختر الموقع.
2. قرّر قبل أن تبدأ إن كان جردًا أعمى، وأشّر عليه إن كان كذلك.
3. ابدأ الجرد. يُقفل الموقع وتُؤخذ لقطة للأرقام الحالية.
4. امشِ على الرفوف مُدخِلًا الكمية المعدودة لكل صنف.
5. اضغط «حفظ الأعداد» أولًا بأول. لست مضطرًا إلى إنهاء كل شيء في جولة واحدة.

ترحيل التسوية

حين ينتهي العدّ، تعرض الشاشة رقم النظام ورقمك المعدود والفرق بينهما لكل سطر أدخلته. والترحيل يكتب تلك الفروق في السجل كتسويات، ويُعاد حساب رصيد النظام لحظة الترحيل لا من اللقطة التي أُخذت حين بدأت، فلا يُلغى بهدوء بيع سُجِّل أثناء جرد طويل. أما السطور التي لم تُدخل لها رقمًا فتُترك كما هي: الصنف الذي لم تعدّه ليس صنفًا عددته صفرًا.

اضغط «ترحيل التسوية»، وراجع الأرقام، ثم اضغط «ترحيل التسوية» في شاشة التأكيد. وأي رقم كتبته ولم تحفظه يُحفظ أولًا ثم يُرحَّل، فأرقام «المعدود» في شاشة التأكيد هي التي تُرحَّل. وإذا رُفض الحفظ، فلا يُرحَّل شيء وتذكر شاشة التأكيد السبب.

حين تحتاج زيادات المخزون إلى موافقة

«زيادات المخزون تحتاج موافقة» خيار في إعدادات النشاط، ويبقى متوقفًا ما لم يشغّله أحد: افتح الإدارة، ثم الإعدادات، ثم النشاط، وشغّله، ثم اضغط حفظ.

وأثناء تشغيله، يكتب ترحيل الجرد القطع الناقصة فورًا، أما القطع التي يجدها فوق رقم النظام فتنتظر في شاشة زيادات المخزون، ولا يستطيع أحد بيعها حتى يوافق عليها أحد. والقاعدة نفسها تسري على سطر «إدخال» في تسويات المخزون، وعلى تصحيح دفعة يرفع الكمية المستلمة فيها. والجرد الذي يجد قطعًا ناقصة يسأل «لماذا توجد قطع ناقصة؟» ولا يُرحَّل دون إجابة.

وبعد الترحيل يذكر الجرد عدد الزيادات التي تنتظر الموافقة، ومعه «افتح زيادات المخزون»، ولمن يُسمح له بالموافقة «وافِق الآن». وزر «وافِق الآن» يفتح الزيادات المنتظرة لمراجعتها، ولا يوافق عليها بضغطة واحدة. وإذا أُوقف الخيار لاحقًا، تبقى الزيادات التي كانت تنتظر في زيادات المخزون حتى يبتّ فيها أحد.

الموافقة على زيادة مخزون أو رفضها

لا يبتّ في الزيادة إلا من يملك دوره صلاحية «الموافقة على زيادات المخزون»، وفي فروعه هو فقط. وافتراضيًا هو المالك، ويشرح مقال حسابات الموظفين وأدوارهم كيف تمنحها لدور آخر.

1. افتح الإدارة، ثم زيادات المخزون، وابقَ في تبويب «بانتظار الموافقة».
2. اضغط «مراجعة» على الزيادة. وفي «أين قد يكون هذا الصنف» راجع التحويلات المفتوحة التي ما زالت تحمل الصنف. فإن كان أحدها «في الطريق إلى هذا الفرع»، فالقطع الزائدة غالبًا من ذلك التحويل: افتحه بزر «افتح التحويل»، واستلمه هناك، وارفض الزيادة.
3. وفي «ما لدى النشاط من هذا الصنف» قارن ما اشتُري وما بِيع وما هو موجود. وإذا كانت الموافقة ستعطي النشاط أكثر مما اشتراه ولم يبعه، تنبّهك الشاشة إلى ذلك.
4. للموافقة اختر سببًا في «لماذا هذا المخزون حقيقي؟»: «وُجد في الفرع» أو «أرسل المورّد زيادة» أو «سبب آخر» مع ملاحظة. ثم اضغط «موافقة»، فتُضاف القطع إلى مخزون ذلك الفرع.
5. وللرفض اكتب ملاحظة بالسبب واضغط «رفض». ولا يُضاف شيء.

المخزون الموجود من مبيعات دون اتصال

الكاشير الذي انقطع اتصاله يرسل مبيعاته المنتظرة حين يعود الخط، وقد يكون البيع حينها بقطع أكثر مما يُظهره مخزون الفرع. فيسجّل PointLit القطع الناقصة كمخزون موجود حتى يثبت البيع، لأن البيع حدث فعلًا. وأثناء تشغيل «زيادات المخزون تحتاج موافقة» يُعرض هذا المخزون أيضًا في تبويب «للمراجعة» في زيادات المخزون. وهو في المخزون بالفعل، فلا يُوافَق عليه ولا يُرفض: تحقّق منه، ثم افتحه واضغط «علِّم كمُراجَع».

بعد ذلك

يبقى كل جرد في سجل الجرد بحالته، فالرف الذي يخطئ باستمرار يظهر كنمط لا كسلسلة تصحيحات منفردة منسية. وهذا السجل عادةً أسرع طريقة للإجابة عن سبب تغيّر رصيد صنف دون بيع.