المرتجعات واسترداد المبالغ
إعادة المال وإعادة البضاعة قراران منفصلان، والشاشة تسألهما منفصلين.
الاسترداد ليس تعديلًا أبدًا. تبقى عملية البيع الأصلية كما سُجِّلت تمامًا، ويُكتب الاسترداد مستندًا جديدًا مقابلها، فيظل تاريخ ما حدث مقروءًا بعد ذلك. وكل استرداد يجيب عن سؤالين: كم من المال يعود إلى العميل، وهل تعود البضاعة إلى الرف.
من يملك صلاحية الاسترداد
الاسترداد ليس من صلاحيات الكاشير عن قصد. فدورا المالك والمدير يحملانها افتراضيًا، ودور الكاشير لا يحملها، للسبب نفسه الذي يمنع الكاشير من إلغاء فاتورة أو منح خصم: هذه الأفعال الثلاثة هي التي يختفي بها المال، والمحل أكثر أمانًا حين تحتاج إلى شخص ثانٍ. وإذا أردت أن يكون الاسترداد جزءًا من عمل الكاشير في محلك، فدور الكاشير ملكك لتعديله ويمكن إضافة الصلاحية إلى نسختك منه.
المال
يُعاد المال في حدود ما دفعه العميل فعلًا نقدًا أو بالبطاقة على تلك الفاتورة. والاسترداد النقدي يخرج من الدرج، وتتوقع الوردية أن يكون الدرج أخفّ بهذا المبلغ بالضبط حين يُعدّ في نهايتها. أما الجزء الذي دُفع من الفاتورة بنقاط الولاء أو سُجّل على حساب العميل فلا يُصرف من الدرج أبدًا: بل يعود إلى النقاط أو إلى الحساب كما هو موضّح أدناه.
البضاعة
عودة البضاعة إلى الرف اختيار تتخذه في كل استرداد، لا شيء يحدث تلقائيًا. فاختيار إعادتها إلى المخزون يضيف حركات معاكسة في سجل حركة المخزون نفسه الذي تمر منه كل تغييرات المخزون. وعدم اختياره، وهي حالة البضاعة التالفة، يعيد المال ولا يكتب أي حركة مخزون، ويُسجَّل القرار نفسه على الاسترداد حتى يظل الفرق بين المال المعاد والبضاعة المعادة مفهومًا لاحقًا.
متى يكون الإلغاء هو الصواب بدلًا من ذلك
الإلغاء هو استرداد كامل لفاتورة بأكملها. فهو يعيد المبلغ كله، ويعيد كل صنف إلى المخزون عبر سجل حركة المخزون نفسه، ويقفل الفاتورة نهائيًا: فلا تقبل بعدها أي استرداد ولا أي دفعة. ولا يمكن التراجع عنه. استخدمه حين تكون العملية كلها خطأ، واستخدم الاسترداد حين يعيد العميل فعلًا جزءًا من بيع حقيقي.
نقاط الولاء وعملاء الحسابات
الاسترداد على فاتورة عميل يسوّي رصيديه تلقائيًا. فالنقاط التي كسبها على البضاعة المستردّة تُسحب منه، والنقاط التي دفع بها في الفاتورة تُعاد إليه، والجزء من الفاتورة الذي سُجّل على حسابه يُعاد إلى حسابه. ويُحسب كل ذلك بنسبة ما استُرد من الفاتورة، فاستردادان جزئيان يساويان بالضبط استردادًا كاملًا واحدًا. وكل حركة من هذه سطر جديد في سجل العميل لا تعديل لسطر قديم، فيُظهر كشف حسابه ما حدث ومتى.