استلام المخزون
التوريدة مستند، والمستند هو ما يحرّك المخزون.
يصل المخزون من مورّد إلى فرع. وتسجيله يكتب سطرًا لكل صنف في سجل حركة المخزون، والرصيد المتاح يُحسب بجمع هذا السجل ولا يُخزَّن رقمًا يستطيع أحد أن يكتب فوقه. ولهذا يتطابق الرف مع البرنامج: لأنهما جاءا من المستند نفسه.
قبل أن تبدأ
يجب أن يتحقق أمران. أن يكون المورّد موجودًا مسبقًا، لأن التوريدة تُسجَّل مقابل من أتت منه، والمورّد يُنشأ مرة واحدة بعملة ثابتة. وأن يكون هناك فرع محدَّد في أعلى الشاشة، لأن المخزون لا بد أن يستقر في مكان: فإن لم يُختر فرع، تخبرك الشاشة أنه لا يوجد مكان لتسجيل المخزون فيه بدل أن تخمّن أكثر الفروع نشاطًا.
تسجيل توريدة
اعمل من أوراق المورّد لا من الذاكرة، وسجّل ما وصل فعلًا لا ما طُلب.
- افتح إيصالات الاستلام وتأكد أن الفرع المذكور في الأعلى هو الصحيح.
- اختر المورّد.
- اترك نوع المستند على استلام.
- اكتب رقم إذن التسليم أو الفاتورة من المورّد في حقل المرجع.
- أضف سطرًا لكل صنف وصل، بالكمية وتكلفة الوحدة.
- اضغط لتسجيله ثم أكّد. تُكتب السطور في سجل حركة المخزون لذلك الفرع.
إرجاع البضاعة إلى المورّد
المرتجع إلى المورّد هو الشاشة نفسها مع ضبط نوع المستند على مرتجع. فهو يحرّك المخزون في الاتجاه الآخر ويُسجَّل مقابل المورّد نفسه، فيقع ما أعدته في التاريخ نفسه الذي يقع فيه ما أرسله إليك. أما البضاعة التالفة التي لا يقبل المورّد استرجاعها فهي تسوية مخزون لا مرتجع، لأن شيئًا لا يذهب إلى أي مكان.
الأخطاء
قيود سجل حركة المخزون تُضاف ولا تُعدَّل ولا تُحذف أبدًا. فالاستلام الذي سُجِّل بكمية خاطئة لا يُصحَّح بالرجوع وتغييره، بل بتسجيل مستند معاكس يلغيه. يبدو هذا أبطأ مرة واحدة، وهو يستحق ذلك في كل مرة بعدها، لأنه يعني أنه لا يمكن إعادة كتابة أي رقم في البرنامج بهدوء بعد وقوعه، وأن أي رقم موضع تساؤل يمكن تتبّعه إلى السطور التي أنتجته.